Partage là một tổ chức Phi chính phủ (Pháp), hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phát triển hội nhập của trẻ; phát triển kinh tế xã hội và cổ vũ cho hòa bình. Hiện Partage cần tuyển một số vị trí làm việc tại TPHCM. Hạn nộp hồ sơ: 30/02/2010.
1. Thủ quỹ/Văn thư lưu trữ
Thủ quỹ/văn thư lưu trữ sẽ làm việc dưới sự giám sát của Quản lý/kế toán và Đại diện Partage ở Việt Nam.
Công việc và trách nhiệm của thủ quỹ/văn thư lưu trữ như sau :
- Giữ quỹ (thanh toán và thu tiền) và sổ quỹ thu chi hàng ngày.
- Giữ sổ nhật ký ngân hàng.
- Hàng ngày sắp xếp những biên nhận / hoá đơn cũng như tất cả những chứng từ liên quan đến hoạt động của quỹ và ngân hàng.
- Chuẩn bị và lưu trữ tất cả những chứng từ liên quan đến hoạt động của quỹ (những khoản tiền ứng trước, vv…).
- Chuẩn bị những bảng sao kê cũng như bảng quyết toán quỹ hàng tháng để trình quản lý/kế toán và đại diện kiểm tra.
- Chuẩn bị các phiếu trả lương hàng tháng, những bảng sao kê và những bảng khai báo bắt buộc khác và thực hiện thanh toán.
- Thanh toán các hoá đơn của những người bán hàng và người cung cấp dịch vụ và chuẩn bị tất cả những chứng từ liên quan đến việc mua hàng.
- Sắp xếp và lưu trữ tất cả những chứng từ liên quan đến hoạt động kế toán (quỹ, ngân hàng và các chứng từ khác), chứng từ liên quan đến việc mua hàng (nhà cung cấp, bảng giá thông báo trước khi giao hàng và gọi thầu), chứng từ liên quan đến nhân sự và chi trả lương, hậu cần (bảng kiểm kê, phiếu kê những tài sản cố định, phiếu kho hàng).
- Mua văn phòng phẩm và các vật dụng tiêu dùng.
- Quản lý kho hàng.
- Triển khai hệ thống sắp xếp có hiệu quả hồ sơ của những đứa trẻ được bảo trợ.
- Cập nhật danh sách và hồ sơ những đứa trẻ được đỡ đầu Vào / Ra chương trình
- Bảo đảm việc trao đổi có hiệu quả những thư từ và bưu kiện giữa Partage Vietnam và Partage Pháp.
- Thủ quỹ/văn thư lưu trữ cũng có thể đảm nhận các công việc khác cùng với những người còn lại trong nhóm tùy theo nhu cầu.
Trong công việc hàng ngày, thủ quỹ/văn thư lưu trữ sẽ kết hợp chặc chẽ với quản lý/kế toán và báo cáo công việc của mình cho quản lý/kế toán cũng như cho người đại diện Partage ở Việt Nam khi cần thiết.
Yêu cầu
– Tốt nghiệp chuyên ngành kế toán/tài chính hoặc quản trị.
Những kỹ năng yêu cầu
– Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự ít nhất 1 năm.
– Có kinh nghiệm làm việc cho các tổ chức quốc tế NGO là 1 lợi thế.
– Thành thạo kỹ năng vi tính: Word, Excel, Power Point, Internet.
– Hiểu biết các vấn đề liên quan đến sự hỗ trợ trẻ em/ hỗ trợ phát triển xã hội.
– Kỹ năng tiếng Anh hay tiếng Pháp căn bản (nói và viết).
– Có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm.
Những phẩm chất yêu cầu :
– Tính liêm khiết và rõ ràng cao
– Có óc tổ chức
– Có óc phân tích, óc tổ chức công việc theo thứ bậc ưu tiên và nắm bắt sáng kiến.
– Tôn trọng và làm việc theo đúng sứ mệnh của Partage.
2. Quản lý/kế toán
Quản lý/kế toán sẽ làm việc dưới sự giám sát của Đại diện Partage ở Việt Nam.
Công việc và trách nhiệm của quản lý/kế toán như sau :
Tài chính
- Kết hợp với thủ quỹ/văn thư lưu trữ, quản lý các tài khoản ngân hàng của Hội.
- Theo dõi các biến động tiền gởi của Hội tại ngân hàng, nhất là theo dõi việc tiếp nhận tiền chuyển khoản.
- Giám sát công việc của thủ quỹ : kiểm tra quỹ, cách ghi chép sổ nhật ký quỹ và quyết toán quỹ hàng tháng do thủ quỹ chuẩn bị.
- Theo dõi việc thanh toán các hoá đơn cho những người bán hàng và nhà cung cấp dịch vụ.
- Chuẩn bị các khoản tiền thanh toán theo kỳ hạn đã được dự kiến trước.
- Soạn thảo bảng dự trù ngân quỹ hàng năm và hàng tháng, phân tích các khoản chênh lệch và kiểm tra tiền quỹ hàng ngày với sự thống nhất của Đại diện Partage ở Việt Nam.
- Chuẩn bị các bảng đối chiếu giao dịch ngân hàng được kiểm tra bởi Đại diện Partage ở Việt Nam.
- Quản lý các hồ sơ giấy tờ ngân hàng và quỹ.
- Liên hệ hàng ngày với ngân hàng để nhận đầy đủ các chứng từ ngân hàng (bảng sao kê tài khoản, thông báo, bảng kê phí hoa hồng).
- Tư vấn/hổ trợ cho lãnh đạo để thương lượng các điều kiện giao dịch với ngân hàng.
Quản lý kế toán :
- Triển khai các thủ tục kế toán.
- Kiểm tra những giấy tờ chứng minh chi phí tiêu dùng và định khoản vào các tài khoản khác nhau đúng theo bảng cân đối kế toán và phân tích tài chánh.
- Ghi sổ kế toán tổng hợp và phân tích hàng ngày.
- Trình bày các tài khoản đúng theo bảng kế toán.
- Thực hiện quyết toán kế toán hàng năm, như lập các báo cáo về tình trạng tài chính : bảng tổng kết tài sản, bảng tổng hợp hiệu quả hoạt động và phụ lục.
- Bảo đảm sắp xếp các giấy tờ chứng minh theo hệ thống đang được áp dụng.
- Kiểm tra công việc của nhóm hành chánh và kế toán.
- Cung cấp tư liệu và cập nhật hoá các phương thức hoạt động của nhóm kế toán : phân chia công việc, đảm nhiệm nhiều việc khác nhau, kiểm tra độ chính xác và minh bạch của hoạt động kế toán, các sơ đồ bút toán kế toán, thủ tục.
- Bảo đảm sắp xếp và lưu trữ những tài liệu liên quan đến hoạt động kế toán (quỹ tiền mặt, ngân hàng và các chứng từ khác), liên quan đến hoạt động mua bán (những người bán hàng, bảng giá thông báo trước khi giao hàng và hồ sơ gọi thầu), tài liệu liên quan đến nhân viên và việc trả lương, hậu cần (bảng kiểm kê, phiếu kê những tài sản cố định, phiếu kho hàng). Quản lý mua hàng:
- Quản lý tối ưu quan hệ với các nhà cung cấp hàng hoá
- Tìm kiếm những nhà cung cấp mới
- Thương lượng với các nhà cung cấp
- Chuẩn bị các tài liệu gọi thầu chào giá với các đặc tính kỹ thuật, thông báo gọi thầu, tổ chức các phương thức tuyển chọn sơ bộ và đánh giá một cách trong sáng và khách quan ; và soạn thảo hợp đồng mua bán sau khi đã tuyển chọn được nhà cung cấp.
- Đảm bảo việc mua sắm tài sản, dịch vụ và xây dựng được thực hiện đúng theo thủ tục.
- Khi nhận hàng, kiểm tra xem hàng có đúng với đơn đặt hàng hay không Theo dõi ngân sách và báo cáo
- Soạn thảo với sự thống nhất của đại diện Partage ở Việt Nam ngân sách hàng năm và mọi ngân sách khác (xin cấp vốn…)
Theo dõi tiền chi cho các chương trình và làm báo cáo theo dõi ngân sách hàng tháng trình cho đại diện. - Tuỳ theo phần mềm sử dụng, lập các công cụ theo dõi ngân sách thích hợp nhất.
- Đảm bảo với đại diện Partage ở Việt Nam các quan hệ với chính quyền Việt Nam và chuẩn bị mọi thông tin về tài chính được yêu cầu.
- Cung cấp các báo cáo tài chánh hàng quý, hàng năm cho Partage Pháp.
Kiểm tra nội bộ và thủ tục
- Áp dụng những thủ tục kiểm tra nội bộ với sự thống nhất của đại diện Partage ở Việt Nam và đảm bảo thủ tục phải được tuân thủ.
- Giám sát, kiểm tra và theo dõi tài sản của văn phòng và dùng mọi biện pháp thích hợp để bảo quản tài sản được tốt (cập nhật các bảng kiểm kê, bảng thông tin chỉ số tài chính/kế toán chính xác cho phép theo dõi và đánh giá tiến trình hoạt động của Hội).
- Thực hiện bảng kiểm kê và cập nhật hoá.
- Kiểm tra việc quản lý kho hàng.
Quản lý trả lương và nhân sự :
- Với sự thống nhất của đại diện Partage ở Việt Nam, soạn thảo hợp đồng làm việc cho toàn thể nhân viên đúng theo pháp luật quốc gia và Nội quy của Hội.
- Soạn thảo hợp đồng làm việc cho toàn thể nhân viên đúng theo pháp luật quốc gia.
- Giám sát công việc thực hiện và lưu giữ hồ sơ của nhân viên.
- Tham gia vào việc thực hiện các công cụ quản lý nhân sự.
- Bảo đảm tôn trọng các nghĩa vụ xã hội và luật lao động.
- Áp dụng những phiếu trả lương phù hợp với khuôn khổ pháp luật cũng như những bảng tổng hợp cần thiết.
- Kiểm tra các phiếu trả lương hàng tháng, các bảng sao kê và kê khai bắt buộc (do thủ quỹ chuẩn bị)
Công việc tổng quát :
- Giám sát nhân viên văn phòng (thủ quỹ, thư ký, nhân viên hổ trợ) và tổ chức công việc cho họ theo như đúng kế hoạch đã xác định với lãnh đạo.
- Với sự thống nhất của đại diện Partage ở Việt Nam, đảm bảo quan hệ với những nhà cung cấp dịch vụ và những người bán hàng (thương lượng hay tái thương lượng các hợp đồng).
- Đảm bảo tuân thủ các thủ tục trong việc mua sắm của cải, dịch vụ và công trình.
- Theo dõi kỳ hạn của những hợp đồng.
- Giám sát việc quản lý các kho hàng vật tư.
Kiểm toán
- Áp dụng 1 hệ thống kế toán cho phép lập bảng báo cáo tài chính hàng năm nhằm để thực hiện kiểm toán tài khoản của năm 2010 vào năm 2011 bởi văn phòng kiểm toán bên ngoài. Đảm bảo tuân theo những yêu cầu của cơ quan kiểm toán.
Yêu cầu
– Tốt nghiệp Đại học, chuyên ngành kế toán/tài chính hoặc quản trị.
Những kỹ năng yêu cầu
– Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự từ 2-3 năm.
– Có kinh nghiệm làm việc cho các tổ chức quốc tế NGO.
– Có năng lực tổ chức, quản lý và hành chánh.
– Thành thạo kỹ năng vi tính: Word, Excel, Power Point, Internet.
– Hiểu biết các vấn đề liên quan đến sự hỗ trợ trẻ em/ hỗ trợ phát triển xã hội.
– Kỹ năng tiếng Anh hay tiếng Pháp (nói và viết).
– Có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm.
Những phẩm chất yêu cầu
– Tính liêm khiết và rõ ràng cao
– Có óc phân tích, óc tổ chức công việc theo thứ bậc ưu tiên và nắm bắt sáng kiến.
– Có khả năng giao tế và thương lượng trong công việc.
– Tôn trọng và làm việc theo đúng sứ mệnh của Partage
3. Nhân viên quản lý dự án
Nhân viên quản lý dự án sẽ làm việc dưới sự giám sát của người phụ trách chương trình, đảm trách những nhiệm vụ như sau:
A. Quản lý học bỗng
Phụ tá cho người phụ trách chương trình trong việc tổ chức, quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến việc cấp phát học bỗng cho các em ở tỉnh Lâm Đồng.
– Quản lý hồ sơ trẻ em thuộc chương trình.
– Kết hợp chặt chẽ với đối tác địa phương để giúp các em có hoàn cảnh khó khăn nhất, và cấp học bỗng cho các em 2 tháng 1 lần.
– Nhận diện ra những vấn đề mà các em cùng gia đình gặp phải và triển khai chiến lược hỗ trợ để từ đó gia đình các em có thể tự lực cánh sinh.
– Giúp đỡ gia đình các em được tiếp cận các chương trình giúp đỡ khác đang được triển khai tại địa phương mình.
– Xác lập hồ sơ thay thế các em ra chương trình.
– Theo dõi việc học tập của các em.
– Cập nhật danh sách trường, lớp các em hàng năm (vào đầu năm học, cuối tháng 10) và gởi cho Partage.
– Tổ chức các hoạt động vui chơi cho các em.
– Tham gia vào việc soạn thảo và đưa vào áp dụng chiến lược ngưng cấp học bỗng.
B. Đào tạo nghề
– Liên hệ các trung tâm dạy nghề có chất lượng tốt nhất.
– Động viên các em không có khả năng tiếp tục học văn hóa vào học các trung tâm đào tạo nghề.
– Kết hợp cùng đối tác địa phương tài trợ cho đào tạo nghề.
– Thiết lập mạng lưới quan hệ với các công ty sẵn sàng tuyển dụng các em mới tốt nghiệp
C. Quản lý dự án (dài hạn):
Nhân viên quản lý dự án đảm bảo phát triển các dự án mới cùng với nhóm, chịu trách nhiệm vận dụng có hiệu quả 1 dự án chuyên biệt theo đúng mục tiêu đề ra, đảm bảo công việc quản lý khi dự án đi vào hoạt động (tiếp xúc hàng ngày với nhà trường, gia đình và đối tác địa phương) và hợp tác với quản lý/kế toán và đại diện Partage để quản lý phần hành chánh và tài chính của dự án, và phải lập báo cáo / đánh giá hàng quý về tiến trình thực hiện dự án.
Yêu cầu
– Tốt nghiệp đại học ngành xã hội học hoặc công tác xã hội hoặc tâm lý.
Những kỹ năng yêu cầu
– Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự ít nhất từ 2-3 năm.
– Hiểu biết các vấn đề liên quan đến sự hỗ trợ trẻ em/ hỗ trợ phát triển xã hội.
– Ưu tiên cho những người từng làm việc cho các tổ chức NGO.
– Có kiến thức và kinh nghiệm thực tiển về quản lý dự án.
– Thành thạo kỹ năng vi tính: Word, Excel, Internet.
– Ưu tiên cho người biết tiếng Anh hay tiếng Pháp nói và viết.
– Có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm với áp lực cao.
– Có khả năng tiếp cận toàn bộ công việc.
Những phẩm chất yêu cầu
– Tính liêm khiết và rõ ràng cao
– Có óc tổ chức công việc cao.
– Có óc phân tích, tổ chức công việc theo thứ bậc ưu tiên.
– Tôn trọng và làm việc theo đúng sứ mệnh của Partage
Hồ sơ ứng tuyển 3 vị trí gồm:
– Sơ yếu lý lịch (CV)
– Thư dự tuyển
Các ứng viên gởi thư dự tuyển nêu rõ lý do mình quan tâm tới công việc này, kiến thức và năng lực mình có thể đáp ứng yêu cầu của công việc như thế nào.
– Bản sao các văn bằng hoặc chứng chỉ chuyên nghiệp.
Hồ sơ dự tuyến viết bằng tiếng Việt và tiếng Anh hay tiếng Pháp (nếu được) và gởi qua địa chỉ hoanglongpartage@gmail.com và ccolluardpartage@gmail.com trước ngày 30/02/2010.